Cookie beleid Wehkamp Retail Group

Privacy- en Cookieverklaring

1. Inleiding

Dit is de privacy- en cookieverklaring van Wehkamp Retail Group (hierna: “WRG”)Deze verklaring geeft je informatie over hoe wij omgaan met de persoonsgegevens (hierna: gegevens) die we van je verzamelen via deze website. Daarnaast verstrekken we je onder meer informatie over ons beveiligingsbeleid en jouw rechten.Wij gaan discreet en zorgvuldig om met je persoonsgegevens bij het bezoek en gebruik van onze website.

Wij kunnen deze privacy- en cookieverklaring wijzigen als ontwikkelingen daartoe aanleiding geven, bijvoorbeeld in geval van een toegevoegde functionaliteit. De meest actuele versie van de privacy- en cookieverklaring kun je vinden op onze website. We raden je daarom aan deze privacy- en cookieverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je van alle wijzigingen op de hoogte blijft.

Aan het einde van deze privacy- en cookieverklaring vind je een lijst waarin enkele belangrijke begrippen worden uitgelegd.

2. Verantwoordelijke

Wehkamp Retail Group B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens. Zo stelt WRG vast hoe en welke gegevens van je worden verwerkt, voor welke doeleinden en hoe lang. Ons bezoekadres is Burgemeester Roelenweg 13 te (8021 EV) Zwolle. Indien je vragen hebt omtrent ons selectie- en wervingsproces of je sollicitatie kun je  de afdeling Recruitment bellen op 038 – 845 4545 en of een mail sturen naar [email protected]. Als je vragen hebt over ons privacy beleid kun je een mail sturen naar [email protected].

3. Functionaris voor gegevensbescherming

WRG heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dit is iemand die binnen de organisatie erop toeziet dat je gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wet. De werkzaamheden van de functionaris voor gegevensbescherming bestaan onder meer uit toezicht houden, vragen en klachten afhandelen en adviseren over de verwerking en beveiliging van je gegevens. Je kunt onze functionaris voor gegevensbescherming bereiken op [email protected].

4. Doeleinden

We verwerken je gegevens via de website onder andere voor het faciliteren en analyseren van je websitebezoek. Daarnaast verlenen wij op deze website diensten aan jou op het gebied van werving en selectie, in het bijzonder om je sollicitatie te behandelen en daarover met je te communiceren. Meer weten over al de doeleinden van gegevensverwerking? Lees meer onder “5. Welke gegevens verwerken wij van jou en wat is onze grondslag?”

5. Welke gegevens verwerken wij van jou en wat is onze grondslag?

Sollicitatie, werving en selectie

Als je via de website solliciteert of reageert op vacatures verwerken wij gegevens van je. Bij het invullen van het webformulier die staat bij de vacatures, moet je de volgende gegevens aan ons verstrekken: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, curriculum vitae en je motivatiebrief. Je bent niet verplicht om een motivatiebrief te verstrekken. Het niet indienen van je motivatiebrief heeft geen negatieve gevolgen voor het behandelen van je sollicitatie. We verwerken aanvullend jouw salarisindicatie, jouw referenties en andere informatie die je meestuurt bij de sollicitatie. We willen je daarnaast erop wijzen dat wij in deze fase geen BSN-nummer nodig hebben. Zorg ervoor dat je deze niet meestuurt in je sollicitatie.

De verwerkingen in het kader van je sollicitatie zijn noodzakelijk (a) om contact te hebben over het sollicitatieproces en afspraken te maken over bijvoorbeeld een gesprek (b) om op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst met WRG maatregelen te nemen of (c) ter uitvoering van afspraken of een overeenkomst tussen jou en WRG. Hiermee wordt de relatie bedoeld die je aangaat met WRG in het kader van een sollicatieprocedure. De verwerkingen in het kader van online werving en headhunting, doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang. In dat geval zullen wij alleen persoonsgegevens verwerken die nodig zijn voor de vacature en sollicitatie.

Als jij bepaalde gegevens openbaar hebt gepubliceerd op internet, bijvoorbeeld op je LinkedIn profiel, kunnen wij die informatie bekijken. Dit doen wij uitsluitend in het kader van werving en selectie en op basis van ons gerechtvaardigd belang. Op grond van deze openbare gegevens wordt niet de beslissing gemaakt om je wel of niet toe te laten tot een sollicitatieprocedure of om je af te wijzen.

Vacatures opslaan

Je kan op onze website vacatures opslaan als je daarin interesse hebt. Op dat moment zullen we volgende persoonsgegevens van je verwerken: naam en e-mailadres. Wij zullen deze persoonsgegevens opslaan op basis van jouw toestemming. Jouw gegevens worden verwijderd zodra je de vacature niet meer hebt opgeslagen.

Contact

Je kan op verschillende manieren contact met ons opnemen, zoals via de mail, telefonisch of via een contactformulier. Wij verwerken hiervoor de volgende gegevens: Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en informatie die je invult in het opmerkingenveld. We gebruiken deze gegevens om je vragen en verzoeken te beantwoorden.

Cookies

Er worden automatisch gegevens verwerkt voor het technische en functionele beheer van onze website, om het gebruik van onze website mogelijk te maken en om je bezoek en surfgedrag te analyseren. Hiervoor verwerken wij bijvoorbeeld je IP-adres, de pagina’s die je bezoekt, de internetbrowser die je gebruikt, de voorafgaande website die je bezocht hebt, demografische informatie en de tijd en duur van je bezoek aan onze website. Hiervoor gebruiken wij cookies en/of vergelijkbare technieken. Zie hierna onder het kopje ‘8. Cookies’.

De verwerkingen  van (analyses van) je websitebezoek doen wij op basis van gerechtvaardigd belang.

6. Beveiliging

WRG heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om te waarborgen dat je gegevens goed worden beveiligd en uitsluitend voor specifieke doeleinden worden verwerkt. WRG heeft bij haar beveiliging rekening gehouden met de verwerkingsrisico’s van je gegevens, met name als gevolg van verlies of onrechtmatig gebruik van je gegevens. WRG gebruikt onder meer beveiligde servers en firewalls.

7. Datalekken

Als er een inbreuk in verband met gegevens heeft plaatsgevonden (datalek), moeten wij dit aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) melden binnen 72 uur nadat we daarvan op de hoogte zijn geraakt, tenzij het niet waarschijnlijk is dat het datalek een risico oplevert voor jouw rechten en vrijheden. Als het wel waarschijnlijk is dat het datalek een hoog risico oplevert voor jouw rechten en vrijheden, zijn we verplicht het datalek ook aan jou te melden.

Er is sprake van een datalek als er bij een beveiligingsincident, zoals een hack in onze systemen, gegevens verloren zijn gegaan of als we onrechtmatige verwerking van je gegevens redelijkerwijs niet kunnen uitsluiten.

Mocht jij een beveiligingsincident of datalek aantreffen bij WRG, vragen wij je direct te mailen naar [email protected] of contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via [email protected].

8. Cookies 

8.1 Wat zijn cookies?

WRG maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn tekstbestandjes die je device of browser opslaat wanneer je onze website bezoekt. WRG kan ook gebruikmaken van technieken die vergelijkbaar zijn met cookies, zoals tracking pixels, flash cookies, Java scripts, tags en web beacon. Deze technieken scharen wij onder het begrip cookies.

Op basis van cookies worden gegevens van een server naar je device of browser gestuurd met als doel om opgeslagen te worden. Bij een volgend bezoek worden deze gegevens weer naar de server teruggestuurd. Zo kan de server jouw device of browser herkennen.

Wij gebruiken Google Analytics van Google Inc. voor statistische doeleinden en om de functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid van onze website te verbeteren.

8.2 Grondslag plaatsen en uitlezen cookies

Voor het plaatsen en uitlezen van cookies met als uitsluitend doel de communicatie via internet uit te voeren, is je voorafgaande toestemming niet vereist. Hetzelfde geldt voor cookies die strikt noodzakelijk zijn om onze diensten te kunnen leveren of analytische cookies die geen of geringe invloed hebben op je privacy. Deze cookies kun je dan ook niet uitschakelen. Dit zou het functioneren van onze website ernstig in gevaar brengen.

8.3 Grondslag verwerken persoonsgegevens

Doordat wij cookies kunnen gebruiken met als doel om gegevens over je gebruik van onze website te verzamelen, combineren of analyseren zodat jij beter of anders behandeld kunt worden, verwerken wij je gegevens. Voor elke verwerking van gegevens hebben wij een grondslag (zie onder kopje ‘Grondslagen) en is deze privacy- en cookieverklaring van toepassing.

8.4 Cookie-instellingen wijzigen

Je kunt je keuze voor het gebruik van cookies op ieder gewenst tijdstip wijzigen door de cookie instellingen van je browser aan te passen.

8.5 Cookielijst

10. Social media

Wij kunnen bepaalde gegevens van je verwerken als je via onze website vacatures, nieuwsberichten en activiteiten doorstuurt aan anderen. Bij deze zogenaamde ‘share-functie’ wordt er automatisch een e-mail gemaakt om de vacature of activiteit door te sturen. Hiervoor worden behalve jouw eigen naam en e-mailadres ook de naam en het e-mailadres van de persoon aan wie je het bericht wilt doorsturen verwerkt. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het genereren van de door te sturen e-mail met betreffende vacature of activiteit.

Als je ervoor kiest om content van onze website te delen via social media, zijn je gegevens mogelijk zichtbaar voor bezoekers van je persoonlijke pagina van het betreffende sociale medium. Lees voor meer informatie de privacyverklaring van de social media. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor verwerking van je gegevens via die social media.

11. Websites van derden

WRG verwijst naar websites van andere bedrijven, personen of social media, bijvoorbeeld via hyperlinks. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor verwerking van je gegevens via die websites. Deze privacy- en cookieverklaring is dus ook niet van toepassing op het gebruik van websites van derden.

12. Inschakelen derden

WRG schakelt voor het uitvoeren van haar diensten derden in, waaronder Smart Recruiters. Voor zover deze derden je gegevens verwerken ten behoeve van WRG, doen zij dit als verwerker. WRG heeft met die derden een verwerkersovereenkomst gesloten waarin onder meer beveiliging, geheimhouding en je rechten worden geregeld.

Je gegevens kunnen in sommige gevallen worden doorgegeven aan ontvangers in landen buiten de EER. De hoofdregel is dat dit alleen is toegestaan als een land een passend beschermingsniveau biedt.

Als er geen passend beschermingsniveau is in een land buiten de EER, zorgen wij voor passende waarborgen zodat je gegevens zo goed mogelijk worden beschermd. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van modelcontracten die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Wat betreft gegevensuitwisseling met de Verenigde Staten zullen wij altijd zaken proberen te doen met bedrijven die zijn gecertificeerd onder het zogenaamde EU-VS-Data Privacy Framework. Dit is besluit die de bescherming regelt van gegevens van EU-burgers die in de Verenigde Staten worden verwerkt. De Europese Commissie heeft dit besluit (voorlopig) goedgekeurd. Amerikaanse bedrijven kunnen hun certificering indienen bij het United States Department of Commerce. Als de certificering wordt goedgekeurd, mogen wij gegevens uitwisselen met het betreffende bedrijf in de Verenigde Staten.

Als er ook geen passende waarborgen zijn in een land buiten de EER, zullen wij je gegevens alleen doorgeven als sprake is van een wettelijke uitzondering. Voorbeelden hiervan zijn je uitdrukkelijke toestemming of als de verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst.

Als je wilt weten welke waarborgen we inzetten om je gegevens te beschermen en waar je die kunt raadplegen, kun je contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.

13. Jouw rechten

13.1Contactgegevens

Hierna wordt uitgelegd wat je rechten zijn met betrekking tot de verwerking van je gegevens door WRG. In dit verband verwijzen we naar je persoonlijke statuspagina met betrekking tot je sollicitatie. Voor meer informatie kun je ook contact met ons opnemen door te mailen naar [email protected].

13.2 Recht op informatie

We zijn verplicht om je te informeren over onze identiteit, welke gegevens we van je verwerken, hoe lang, voor welke doeleinden, op basis van welke grondslag en aan wie we je gegevens verstrekken. Al deze informatie kun je vinden in deze privacyverklaring. Als je meer informatie wilt hebben, zullen wij die in principe kosteloos verstrekken. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.

13.3 Recht op inzage

Je hebt het recht op inzage in je gegevens. Zo heb je het recht om van WRG uitsluitsel te verkrijgen of zij gegevens van jou verwerkt, en zo ja, welke gegevens, wat de doeleinden zijn van de verwerking, aan welke partijen je gegevens worden verstrekt, wat de bewaartermijnen zijn en de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens (als de gegevens niet van jou afkomstig zijn). Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.

Je hoeft geen reden te geven voor een inzageverzoek. Het recht op inzage heeft alleen betrekking op inzage in je eigen gegevens. WRG kan je vragen om een kopie van je rijbewijs, identiteitskaart of paspoort te sturen ter identificatie.

13.4 Recht op rectificatie

Je kunt WRG vragen je gegevens direct te laten rectificeren. Je hebt ook het recht om onvolledige gegevens volledig te maken door bijvoorbeeld een brief aan ons te sturen. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.

13.5 ‘Recht om vergeten te worden’

Je hebt het ‘recht om vergeten te worden.’ Op verzoek zijn we verplicht je gegevens zonder onredelijke vertraging te verwijderen. Als WRG je gegevens heeft gedeeld met andere partijen, en verplicht is om je gegevens te verwijderen, zal zij alle redelijke maatregelen treffen om die andere partijen ervan op de hoogte te stellen dat koppelingen en kopieën van je gegevens ook worden verwijderd. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.

Het ‘recht om vergeten te worden’ staat tussen aanhalingstekens. We mogen namelijk niet altijd al jouw gegevens verwijderen. Soms is de verwerking bijvoorbeeld nog nodig voor het nakomen van wettelijke verplichtingen of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van claims.

13.6 Recht op beperking van de verwerking

Je hebt in principe het recht om verwerking van je gegevens te laten beperken, bijvoorbeeld als je het niet eens met de juistheid van je gegevens. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.

13.7 Mededeling van rectificatie, verwijdering of beperking

Tenzij het onmogelijk is of onevenredig veel inspanning kost, zullen wij de ontvangers van je gegevens op de hoogte stellen van elke rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking. WRG zal informatie verstrekken over deze ontvangers als je hierom verzoekt. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.

13.8 Recht op overdraagbaarheid van je gegevens

Je hebt het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Dit houdt in dat je aan WRG een verzoek kunt doen om je gegevens te ontvangen. Vervolgens kun je deze gegevens opslaan voor persoonlijk hergebruik. Ook kun je je gegevens doorgeven aan een ander bedrijf of vragen aan WRG om dat voor je te doen. Je hebt dit recht alleen met betrekking tot gegevens die je zelf aan WRG hebt verstrekt én als de verwerking berust op je toestemming of een overeenkomst waarbij jij partij bent, zoals je arbeidsovereenkomst. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.

13.9 Intrekken toestemming

Als de gegevensverwerking berust op toestemming, heb je het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Nadat je je toestemming hebt ingetrokken, zal WRG ervoor zorgen dat zij de verwerking van je gegevens voor dat doeleinde staakt. Wel blijft de verwerking van je gegevens van de periode vóór het intrekken rechtmatig. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.

13.10 Recht van bezwaar

Je hebt in principe het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens. Na je bezwaar zullen wij in principe de verwerking van je gegevens stoppen. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.

Ook kun je gemakkelijk en kosteloos bezwaar maken tegen het gebruik van je elektronische contactgegevens. Zo kun je onderaan al onze e-mails klikken op ‘afmelden.’ Daarna zullen wij je e-mailadres niet meer gebruiken voor berichten over werving en selectie.

13.11 Klacht bij Autoriteit Persoonsgegevens of naar de rechter

Als je van mening bent dat de verwerking van je gegevens inbreuk maakt op de wet kun je contact opnemen met onze afdeling recruitment, maar je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of naar de rechter te stappen.

13.12 Beperkingen van je rechten

Soms kunnen wij je rechten beperken, bijvoorbeeld in het kader van het voorkomen, onderzoeken, opsporen en vervolgen van strafbare feiten, zoals fraude.

14. Bewaartermijnen

14.1 Algemeen

In het algemeen bewaren wij je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doeleinde waarvoor we je gegevens hebben verzameld. Daarna zullen wij je gegevens verwijderen of anonimiseren, tenzij we bepaalde gegevens langer nodig hebben voor een ander doeleinde. Als dat het geval is, hebben wij daarvoor een grondslag en zullen wij ervoor zorgen dat deze gegevens alleen nog toegankelijk zijn voor dat andere doeleinde. Een voorbeeld is dat wij een aantal documenten voor een minimale termijn moeten bewaren voor belasting- of administratiedoeleinden of voor doeleinden die UWV vaststelt. We zullen in die gevallen alleen die gegevens bewaren die noodzakelijk zijn om onze wettelijke verplichtingen na te komen. Na de wettelijke bewaartermijnen zullen wij je gegevens verwijderen of anonimiseren.

14.2 Specifiek

Als je afgewezen [of aangenomen] in het kader van een sollicitatie wordt, zullen wij jouw gegevens automatisch 1 maand na het einde van de sollicitatieprocedure anonimiseren of verwijderen.

Geef je na het afronden van de sollicitatieprocedure toestemming dat we je gegevens mogen bewaren, zullen je gegevens maximaal 1 jaar na het geven van deze toestemming worden bewaard. Daarna worden je gegevens geanonimiseerd of verwijderd.

15. Begrippenlijst

Hieronder vind je uitleg van enkele belangrijke begrippen uit wet- en regelgeving met betrekking tot gegevensbescherming:

15.1 Anonimiseren

Dit is een onomkeerbaar proces om ervoor te zorgen dat gegevens niet meer herleidbaar zijn naar betrokkenen. Betrokkenen zijn natuurlijke personen (individuen) waarvan gegevens worden verwerkt. Hieronder val jij ook als websitebezoeker of sollicitant.

15.2 Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

De AP is onze nationale toezichthouder op het gebied van gegevensbescherming. De AP beoordeelt of organisaties gegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. Zij kan overtredingen onder meer bestraffen met boetes.

15.3 Grondslagen

Om rechtmatig gegevens van jou te kunnen verwerken, heeft WRG een wettelijke grondslag nodig. Dit is de basis die de wet biedt om gegevens van je te mogen verwerken. Hierna komen de grondslagen aan de orde die voor ons het meest van belang zijn:

15.3.1 Toestemming

Een van de grondslagen voor het verwerken van je gegevens is voorafgaande toestemming voor een of meer specifieke doeleinden. ‘Toestemming’ is elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee jij door middel van een verklaring of ondubbelzinnige actieve handeling gegevensverwerking accepteert. Maar toestemming is niet de enige grondslag om je gegevens te mogen verwerken. Andere, even zo belangrijke grondslagen om zónder toestemming gegevens van jou te mogen verwerken zijn de volgende:

15.3.2 Noodzakelijk voor uitvoering van de overeenkomst

De gegevensverwerking is noodzakelijk (a) om op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst maatregelen te nemen of (b) ter uitvoering van enige overeenkomst tussen jou en WRG. Een voorbeeld is dat wij je gegevens nodig hebben in het kader van een sollicitatieprocedure en, als je wordt aangenomen, voor uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

15.3.3 Noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

De gegevensverwerking is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op WRG rusten. Hieronder vallen verplichtingen richting de belastingdienst.

15.3.4 Noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen

De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van WRG of een derde, tenzij jouw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden die tot bescherming van je gegevens verplichten, zwaarder wegen dan onze belangen. Hierna spreken we ook over gerechtvaardigde belangen.

Om ons te kunnen beroepen op deze grondslag, zullen wij eerst bepalen of er gerechtvaardigde belangen zijn. Je kunt denken aan verwerkingen die vallen onder onze normale bedrijfsvoering of het dagelijks beheer van WRG. Vervolgens vragen wij ons af of we met minder gegevens of via een minder ingrijpende weg hetzelfde resultaat kunnen bereiken. Ook zal WRG een balanstest uitvoeren. Dit betekent dat we jouw belangen en rechten afwegen tegen die van ons. Als we tot het besluit komen dat onze belangen zwaarder wegen dan die van jou, zullen wij ons beroepen op deze grondslag. Wij zullen daarbij je rechten respecteren en zorgen dat wij naleving aan de toepasselijke wet- en regelgeving kunnen aantonen.

15.4 Ontvanger

Natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie gegevens worden verstrekt.

15.5 Persoonsgegevens

Alle informatie die direct of indirect te herleiden is naar een individu, zonder dat de naam van dat individu bekend hoeft te zijn. Voorbeelden zijn naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, cookie ID’s, gegevens ter zake van tracking, commerciële, advertentiecookies en financiële data. In deze privacyverklaring wordt gesproken over gegevens.

15.6 Verantwoordelijke

Organisatie die doel en middelen bepaalt voor de verwerking van gegevens. Voorbeeld is dat WRG als verantwoordelijke gegevens verwerkt voor werving en selectie.

15.7 Verwerken

(Een geheel van) bewerkingen met betrekking tot (een geheel van) gegevens, al dan niet geautomatiseerd. Voorbeelden zijn verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, wijzigen, opvragen, inzien, delen, raadplegen, gebruiken, verstrekken en verwijderen van gegevens.

15.8 Verwerker

Organisatie die ten behoeve van ons gegevens verwerkt, bijvoorbeeld onze IT-leveranciers.

15.9 Verwijderen

Wissen van gegevens zodat zij noch direct, noch indirect kunnen worden teruggehaald.

Versie november 2024